Et si on bouquinait un peu ?

Derrière le titre S’organiser pour réussir (éditions Alisio) se cache la méthode GTD (Getting things done) développée par David Allen depuis 2001, dont le livre s’est vendu à plus de 1.5 million d’exemplaires dans le monde. La promesse de l’ouvrage : une productivité sans stress. Une méthode que j’ai moi-même découverte il y a quelques années et que je vous conseille vivement. « Mon seul regret, ne pas l’avoir lu plus tôt » : ainsi s’exprime un lecteur sur la 2ème page du livre. Puisse-t-il en être de même pour vous !

Si vous ne connaissez pas David Allen, il suffit de taper son nom et l’acronyme GTD sur votre moteur de recherche pour constater que des centaines de milliers de réponses sont données. Il y a de véritables fans de GTD et le créateur de la méthode essaime sur toute la planète ; vous pouvez d’ailleurs retrouver son actualité sur http://www.davidco.com.

GTD, c’est d’abord une promesse, celle d’avoir l’esprit au repos comme l’eau du lac, de maîtriser ses engagements. Trop souvent, selon David Allen, nous avons l’esprit occupé pour 3 raisons :

• le résultat, l’objectif ne sont pas bien clarifiés
• nous n’avons pas décidé de la prochaine action physique à faire dans le cadre d’un projet
• nous n’avons pas de système fiable pour nous rappeler le résultat ni l’action (ah, zut, j’ai oublié de faire ceci ou cela)

Pour y remédier, David Allen nous propose donc une démarche en 5 étapes :

1. la collecte : il suffit de ramasser toutes les informations et idées qui traînent sur notre bureau, dans notre tête. On fait le vide. Cela peut être aussi varié que « Acheter du dentifrice » ou « Etudier l’espagnol »
2. la clarification : pour chaque élément, bien définir ce que c’est, s’il y a une action à faire, si c’est rattaché à un projet plus large
3. la structuration : prioriser, mettre en place un système de gestion des informations dans lequel on a confiance
4. la réflexion : réaliser une revue hebdomadaire de tous les projets en cours (c’est une phase délicate mais essentielle)
5. le passage à l’action (en fonction du contexte, du temps disponible, de l’énergie, des priorités)

Rendons maintenant tout cela beaucoup plus concret et pratique.

Je vous invite tout d’abord à regarder l’image collée ci-contre qui est un logigramme résumant les étapes à suivre dans le cadre de GTD.

Ensuite, revenons à quelques outils de la méthode qui me semblent avec le recul très utiles :

• Se poser la question de la prochaine action : souvent, « des choses élémentaires s’enlisent parce que l’on n’a pas pris de décision définitive quant à l’action suivante », comme dans le cas ci-après :

Par exemple, vous trouvez sur votre liste « Pneus »

Je pose alors la question : « Ca veut dire quoi ? »

Le client répond : « Ben, les pneus de ma voiture sont usés. »

« Alors, quelle est la prochaine action ? »

Là, il plisse le front, réfléchit quelques instants et donne sa conclusion : « Ben, il faut que je regarde sur Internet les magasins, et le prix des pneus. »

Il faut sans cesse se poser la question de la prochaine action concrète à effectuer et éviter d’avoir des listes à faire (les célèbres « to-do lists » qui sont tout sauf des listes concrètes). A cet égard, David Allen est assez critique par rapport à celles-ci :

« Quoi de plus démoralisant et chronophage que d’insérer des intrants dans l’agenda et de devoir les inscrire à nouveau le lendemain parce qu’on n’a pas eu le temps de s’en occuper ? Les « listes prochaines actions », que je défends, contiennent tous les rappels d’actions, y compris celles qui sont liées à un moment particulier. Inutile de les réécrire tous les matins. »

• S’astreindre à la revue hebdomadaire : cela signifie prendre le temps de revoir tous les projets en cours, de collecter tout ce qui traîne. Il conseille de le faire au bureau le vendredi après-midi :

« La plupart des gens se sentent à l’aise dans leur métier pendant la dernière semaine avant les vacances, et pas parce que les vacances approchent. Que faites-vous la dernière semaine avant un grand voyage ?

Vous nettoyez, vous bouclez, vous clarifiez, vous structurez et vous renégociez tous vos accords avec vous-même et avec les autres. Vous faites cela pour pouvoir vous détendre et être tout entier à la plage, dans un cloître ou sur les sommets, sans souci parasite. Je préconise de faire cela chaque semaine et non chaque année, pour que vous soyez plus présent à votre vie de tous les jours. »

• Respecter la règle des 2 minutes : si une action met moins de 2 minutes, il faut la faire tout de suite. Cela concerne 30% des mails !

Il existe encore d’autres choses dans la méthode GTD, comme la notion d’horizon : c’est une échelle de temps qui va des actions suivantes jusqu’à la réflexion sur nos buts dans la vie. Elle nous permet de prendre de la hauteur et de mieux maîtriser nos vies.

A mon sens, une grande partie du succès de GTD est dû au fait que David Allen a mis lui-même les mains dans le cambouis avec les milliers de personnes coachés : il a passé des heures à trier des bureaux, des agendas, à structurer sa pensée. De plus, on n’est pas obligé d’utiliser toute la méthode : la règle des 2 minutes, par exemple, est facile à intégrer et simplifie la vie.

C’est la 3^ème fois que je relis ce livre, toujours avec le même enthousiasme et j’en ressors motivé, avec l’impression d’avoir les outils pour mieux gérer ma vie et finalement être plus heureux.

Je vous conseille donc vivement de :

X l’acheter chez votre libraire ou bouquiniste (et de l’offrir autour de vous)

l’emprunter dans votre bibliothèque

lire autre chose

S’organiser pour réussir : Getting Things done – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress, de David Allen, traduit de l’anglais par Alain et Myra Bories. Editions Alision, 2015, 398 pages.